精益业务流程为何失败—你的“关卡”是否没有“栅栏”？

我们都读过精益书籍，我们都知道理论——精益业务流程非常棒！它能消除浪费、缩短交付周期、优化流程。但是，没有人会告诉你这个小秘密：有时他们就是不起作用！在这篇博客中，我们将讨论出现这种情况的一个关键原因。

当我们开发精益业务流程时，普遍的做法是在我们审查流程进展并做出决策的地方建立“关卡”或关键点 。无论是客户服务、产品设计，工程项目，定制化管理、或是财务流程，决策关卡在办公流程中几乎是通用的。

这些决策关卡决定着流程是继续进行或者中止。他们是继续进行或停止的一个节点。通常情况下，关卡十分繁琐，会延长交付周期。

业务流程的问题在于常常忽视决策关卡。这些关卡所代表的检查流程未被遵循。关卡依然存在，却形成了一种绕过关卡继续流程的文化。

关卡通常不可见。不像一间工厂或仓库，“关卡”通常是“虚拟”的，而非一个物理的屏障。正因为关卡不可见，所以员工很容易绕过关卡，继续流程，却忽略了必需的各种决策步骤。通常，这样看起来更快——直到出现问题。关键因素被忽略，没有充分考虑风险就进行投资，成本和效益或客户需求被忽视或误解 。

这有点像设了一个关卡，却没有栅栏。关卡看起来不错，但是不起作用，除非设一个栅栏，阻止员工绕过关卡。

建立 “栅栏”的方法很多。如SAP之类的软件工具，就有很多这样的栅栏，以权限和角色分离的形式出现。危险在于这些电子“栅栏”常常变为一种负担，会导致额外的延迟和官僚主义 。举起手来，如果你曾在线上授权些并未完全理解的授权书，或是未能读完一封“健康检查”或“异常报告”的电子邮件 。现实的情况是，由这种电子“栅栏”所产生的信息量淹没了大多数管理者，很快，“栅栏漏洞” 就以变通方法或将同意当作惯例的形式出现了。否则，极度严格的“栅栏”具有太多审批和复审步骤，将减缓决策速度，导致非增值工作，就像生锈的铰链使大门难以打开。

那么，如何在你的“关卡”周围建立有效的“栅栏”，让你的精益业务流程有效且高效地运作呢？一个解决方案就是使关卡可视化。另一个解决方案是减少关卡数量，以过关准则取而代之。

在精益业务流程中创建“可视化关卡”有许多种方法。红绿T型卡（纸芝居）可以非常有效地确保及时完成常规步骤和检查 。只要有一个审核流程避免“作弊”，红卡将明确突出尚未完成的步骤，提供可视化的“栅栏”，让办公室里的每个人都可以看到。

每日站立会议也可以促进有效的“关卡”。通过在每次会议上给任务排序，对日常“关卡”进行审核，延迟可以最小化到一天，会议还提供了一个机会，让为每个涉及关卡的员工立刻确认同意，而不是让一张表格从一个收件箱到另一个收件箱转遍整个办公室 。

另一个工具是工作均衡箱（或均衡化箱），它可以确保任务按顺序完成，积压的工作和交付周期保持一致并受到严密的控制。这些箱子旨在避免任务被推出队列（“越过栅栏”），确保所有任务合理的时间内通过关卡。

减少关卡的数量可以通过绘制价值流图来实现的。绘图的过程界定了对顾客有价值的流程，然后仅允许实现价值所必需的任务。

在合适的位置设立“设防关卡”，保护那些不再需要同等级控制的历史性系统。

“聚光灯关卡”十分有效，且往往是必须的，但团队可以受益于一次非常简短的确认，而不用完整的舞台剧。

收费公路关卡展现了“落伍关卡”。人工收费站已为电子标签所取代，客户习惯了不用停下来支付通行费。

维护不足的关卡可能有生锈的铰链，匆匆安装的门闩，或是根本就没有旋开的间隙，导致难以打开。

所以，下次你要设计一个精益业务流程，并决定包括“关卡”的时候，请确保你同时设立一个“栅栏”，避免变通方法绕过关卡。在办公室，我们常常寻找昂贵的IT解决方案来控制我们的流程。这些解决方案价格高昂，往往使任务过于复杂化，并为决策者提供了过量信息。这会导致“栅栏漏洞”。精益业务流程往往依靠简单的可视化工具，促进沟通，确保每个人都“使用关卡”。