运用三大精益原理提高办公室效率

精益原理经常与产品生产相联系，比如汽车、家电、家具。然而当我们看看办公室流程，或者伏在桌子前写报告的人，做预算和计划的，他们通常都没有运用精益原理。

为什么呢？这些流程需要输入，然后转换成给客户的产出。流程支撑精益生产，帮助生产商通过消除浪费，增加更多价值。我们同样也能将这种理念运用到办公室或者个人。

在办公室中，存在三种主要的精益生产原理，能运用到提高办公室效率上。

精益原理#1： 5S。 5S的精益生产理念与保持整洁有序的工作环境息息相关。5S代表整理，整顿，清扫，标准化和素养。5S确保了所有员工能够以快速简单的方法获得他们做的工作需要的信息和资源。

当公司将实施5S作为精益计划的一部分：

▪        确保所有不需要的工作道具和办公用品移出办公区（整理），

▪        所有有用的工具（电脑、显示器、键盘、文件系统）（整顿），

▪        工作开始时，工作区域需要清扫（清扫），

▪        清扫方法需要一致（标准化），

▪        5S习惯需要持续改善以及检查（素养），

我们最近在一个客户那里工作，在办公室建立一块大的白板，展示所有现场以外供货商的订单。白板展示订单状态、数量和预期返回日期。这些信息全都显示在易读懂的大看板上，与之前的不知道堆积在电脑哪个文件夹里的表格相比，这些重要信息现在能够立刻使用，让其他人通过根据外包商返回来的工作而进行后续流程的管理，可视化看板防止员工一直在办公桌或者电脑里寻找具体信息。5S整理和整顿帮助改善信息流动。

精益原理#2：标准化。汽车制造商通过建立安装汽车的标准方式，具体到使用哪只手来取仪表盘的零部件，以及折弯时的压力大小。这些标准需要每个操作工来控制流程顺序、时间和流程质量。然而任何一项日常工作也都能通过标准化达到这个程度。比如说，寄送发票的文件保存的标准、信用卡检查、归档、检查邮件，以及计算财务预算。办公室流程能够通过建立标准来控制顺序、时间和预防错误和疏漏。

精益原理#3：流动。在生产过程的任何时候，生产停止，会产生很大费用和浪费。生产开发流程，确保了生产线上的物料流不间断。当我们比较高效的工厂和办公室环境，我们很少看见员工能够融入到工作流中。他们经常被比如邮件或者同事打断。这会影响注意力集中和效率。通过采用这个原理，所有工作都需要流动，办公室员工能需要规划支持结构和服务级的协议，让他们能够在规定时间内，正确抓住重点，完成任务。

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